Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuoja on erittäin tärkeää Algolille, ja olemme sitoutuneet suojelemaan yksityisyyttäsi. Käsittelemme henkilötietojasi tuottaaksemme sinulle palveluita. Voimme käyttää henkilötietojasi myös viestintään kanssasi. Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joihin niitä käsitellään.

Käsittelemme henkilötietoja vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka on määritelty etukäteen. Algolin konserniyritykset käsittelevät henkilötietojasi sovellettavien tietosuojalakien sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn kolmannelle osapuolelle, henkilötietojen käsittelijälle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja GDPR:n mukaisesti.

Jos siirrämme henkilötietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme tietosuojan riittävän tason sopimalla henkilötietojesi luottamuksellisuudesta ja käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin on erikseen määritetty sovellettavien lakien mukaisesti.

Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

Algol Chemicalsin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Asiakasrekisterinpitäjä

Algol Chemicals Oy (0777485-0)

PL 13, 02611 Espoo

info@algol.fi

2. Rekisteriasioiden yhteystiedot

gdpr@algol.fi tai +358 9 50991.

3. Rekisterin nimi

Algol Chemicals Oy:n asiakasrekisteri.

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Lähetämme asiakaskirjeitä sidosryhmiimme kuuluville henkilöille sekä verkkosivujemme kautta asiakaskirjeemme tilanneille. Henkilötietojen käsittely perustuu joko henkilön suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tilatessasi Algolin uutiskirjeen, kysymme sinulta suostumuksen tietojesi käsittelyyn.

Henkilötietojesi käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen, työsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.

Rekisterissä olevien tietojen säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksen kannalta. Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista.

5. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme tietoja?

Asiakaskirjeiden lähetystä varten keräämme nimen ja sähköpostiosoitteen, organisaation ja joissain tapauksissa aseman. Käyttämämme julkaisujärjestelmän analytiikka kerää tietoja palvelujen kehittämiseksi. Järjestelmän keräämiä tietoja ovat:

• viestien avaamisajankohta ja -sijainti IP-osoitteen perusteella
• ajankohta, jolloin henkilö on liittynyt tai olemme hänet liittäneet jakelulistalle
• linkkien klikkaukset ja ajankohdatsähköpostiohjelma, jolla viesti on avattu
• viestin jakaminen sosiaaliseen mediaan.

Järjestelmä rekisteröi IP-osoitteen silloin kun tilaat uutiskirjeen tai kun klikkaat uutiskirjeessä olevaa linkkiä. Järjestelmä kerää tässä yhteydessä myös suuntaa-antavaa paikannustietoa.

Muita kerättyjä tietoja voivat olla

asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto

• markkinointilupa tai kielto
• evästeiden kautta kerättävät tiedot.

Voit halutessasi kieltää edellä mainittujen tietojen keräämisen. Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Saamme tiedot sinulta itseltäsi sekä omista rekistereistämme, kuten asiakasrekisteristä ja sidosryhmärekisteristä. Keräämme henkilötiedot ovat suoraan sinulta esimerkiksi silloin, kun tilaat asiakaskirjeemme. Voimme kerätä tietoja myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten internetistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.

6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Asiakaskirjeidemme jakelujärjestelmä on ulkopuolisen palveluntarjoajan tuottama ja henkilötietoja käsitellään palveluntarjoajan EU:n ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla. Palveluntarjoajamme noudattaa tietosuojalainsäädäntöä eikä henkilötietoja siirretä ilman hyväksyntäämme eteenpäin. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

Henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja.  Asiakaskirjeiden julkaisujärjestelmässä olevat tiedot on suojattu palveluntarjoajan ja Algolin tietoteknisin ja hallinnollisin turvajärjestelyin. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Suojakeinoja ovat lisäksi käyttöoikeuksien myöntäminen sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Poistamme henkilötietosi, kun poistut uutiskirjeen tilaajalistalta tai kun tieto muutoksesta saadaan muualta. Kun olet peruuttanut tilauksesi, sähköpostiosoite säilyy järjestelmän sisällä varmistamassa, ettei siihen osoitteeseen lähde meiltä enää postia.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Pääsy ja oikaisu: Sinulla on oikeus päästä tietoihisi. Tähän voidaan viitata rekisteröidyn oikeudella pyytää pääsyä tietoihinsa. Jos meillä on mielestämme velvollisuus toimittaa henkilötietosi sinulle, teemme sen veloituksetta. Ennen kuin toimitamme henkilötiedot sinulle, voimme pyytää todisteita henkilöllisyydestäsi sekä riittäviä tietoja asioinnistasi kanssamme, jotta pystymme paikantamaan henkilötietosi. Jos sinusta säilyttämämme tiedot ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan henkilötiedoissasi esiintyvät virheellisyydet.

Vastustaa käsittelyä: sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyä, jos meillä ei ole enää oikeutta käyttää niitä.

Muut oikeudet: sinulla voi lisäksi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua, jos olemme säilyttäneet niitä liian pitkään, rajoittaa niiden käsittelyä tietyissä tilanteissa ja/tai saada kopio sinusta säilyttämistämme tiedoista sähköisessä muodossa.

Voit tehdä pyynnön tai käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Algoliin sähköpostitse osoitteeseen gdpr@algol.fi, jolloin toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet pyyntösi toteuttamiseksi edellyttäen, että se on sovellettavien lakien ja ammatillisten normien ja standardien mukainen.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) mainittuun sähköpostiosoitteeseen.